Accompagnement Qualiopi pour organismes de formation et formateurs indépendants
Préparez votre audit avec méthode, sérénité et une organisation réellement adaptée à votre activité
Qualiopi ne devrait pas vous obliger à passer des heures à créer des procédures inutiles, à multiplier les tableaux ou à chercher vos preuves à la dernière minute.
Mon rôle : vous aider à y voir clair, à structurer vos pratiques et à préparer votre audit Qualiopi avec une organisation simple, cohérente et applicable au quotidien.
Audit initial, audit de surveillance ou audit de renouvellement : nous identifions ensemble les actions prioritaires, les documents à formaliser et les preuves à sécuriser.
Grâce à ma double expertise en Qualiopi et gestion administrative, complétée par une formation supérieure en audit, comptabilité et contrôle, je vous apporte une vision globale de votre organisme de formation : qualité, administratif, organisation et pilotage.
Vous ne savez plus exactement ce que l’auditeur attend ?
Vous avez déjà créé des procédures, classé des documents et complété des tableaux… mais le doute reste là.
- Mes procédures correspondent-elles vraiment à mon activité ?
- Mes preuves sont-elles suffisantes et faciles à retrouver ?
- Suis-je à jour par rapport aux exigences du référentiel ?
- Mes pratiques correspondent-elles à ce qui est écrit ?
- Comment présenter clairement mes dossiers à l’auditeur ?
- Comment corriger une non-conformité sans tout refaire ?
Nous faisons le tri entre ce qui est déjà conforme, ce qui doit être amélioré et ce qu’il reste réellement à construire.
Un accompagnement adapté à votre situation
Préparation à l’audit initial Qualiopi
Vous créez ou développez votre organisme de formation et souhaitez accéder aux financements publics ou mutualisés ?
Je vous aide à construire un système qualité adapté à votre activité, à formaliser vos processus et à réunir les éléments nécessaires pour préparer votre premier audit Qualiopi.
L’objectif n’est pas de créer des documents pour « faire Qualiopi », mais de mettre en place une organisation claire que vous pourrez réellement utiliser.
Préparation à l’audit de surveillance
Votre certification est obtenue, mais vos pratiques ont évolué, certains documents n’ont pas été actualisés ou vous ne savez plus exactement ce qui doit être présenté ?
Nous vérifions que votre système qualité fonctionne réellement depuis l’audit initial et que vos dossiers stagiaires démontrent bien l’application de vos procédures.
Vous identifiez les écarts avant l’audit et évitez les mauvaises surprises.
Préparation à l’audit de renouvellement
Le renouvellement ne consiste pas simplement à ressortir les mêmes documents que lors de votre premier audit.
Il faut également démontrer que votre organisation a fonctionné dans le temps et que vous avez fait vivre votre démarche d’amélioration continue.
Je vous aide à analyser vos pratiques, à actualiser vos preuves et à préparer les éléments que l’auditeur pourra examiner.
Traitement des non-conformités
Vous avez reçu une ou plusieurs non-conformités à la suite d’un audit ?
Nous analysons leur origine, identifions les actions correctives adaptées et préparons une réponse claire, structurée et accompagnée des preuves attendues.
L’objectif : corriger durablement l’écart, sans créer une procédure déconnectée de votre fonctionnement réel.
Ce que comprend mon accompagnement Qualiopi
1. Diagnostic de votre situation
Nous faisons le point sur votre activité, votre organisation, vos outils et vos pratiques. J’analyse également vos documents, votre précédent rapport d’audit et les éventuels écarts avec le référentiel. Vous identifiez ainsi clairement ce qui est conforme, ce qui doit être amélioré et ce qu’il reste à mettre en place.
2. Plan d’action personnalisé
À partir du diagnostic, je construis une feuille de route adaptée à votre situation et à vos priorités. Elle précise les actions à mener, les documents à préparer, les preuves à conserver et l’ordre dans lequel avancer. Vous gagnez en clarté et concentrez votre temps sur les actions réellement utiles.
3. Mise en conformité
Je vous aide à formaliser, corriger ou améliorer vos documents et vos processus : programmes, conventions, analyses des besoins, évaluations, dossiers stagiaires, veilles, réclamations ou sous-traitance. Chaque élément est adapté à vos pratiques pour sécuriser votre conformité tout en facilitant votre gestion quotidienne.
4. Préparation de l’audit
Nous vérifions vos dossiers stagiaires, la cohérence entre vos procédures et vos pratiques, ainsi que le classement de vos preuves. Je vous prépare également aux questions de l’auditeur et aux éventuels points sensibles. Selon vos besoins, cette étape peut inclure la réalisation d’un audit blanc.
5. Suivi après l’audit
En cas d’écart ou de non-conformité, je vous aide à analyser le constat de l’auditeur et à en identifier la cause. Nous définissons les actions correctives, formalisons les nouveaux éléments et préparons les preuves à transmettre. Vous restez accompagnée jusqu’à la sécurisation de votre réponse.
Une approche centrée sur vos pratiques réelles
Qualiopi ne repose pas uniquement sur des modèles de documents.
L’auditeur vérifie surtout que vos procédures, vos pratiques et vos preuves sont cohérentes entre elles, appliquées et suivies dans le temps.
Mon accompagnement prend donc en compte l’ensemble du fonctionnement de votre organisme de formation.
Le parcours de vos bénéficiaires
Je vous aide à sécuriser chaque étape du parcours :
- l’information du public ;
- l’analyse des besoins ;
- la définition des objectifs ;
- l’adaptation de la prestation ;
- le suivi de l’assiduité ;
- l’évaluation des acquis ;
- la prévention des abandons ;
- le recueil de la satisfaction.
L’objectif est de construire un parcours clair, traçable et cohérent, de la première demande jusqu’à la fin de la formation.
Vos ressources et vos compétences
Nous vérifions également que vos moyens et vos ressources correspondent aux formations proposées :
- compétences des formateurs ;
- moyens humains et matériels ;
- ressources pédagogiques ;
- intégration des nouveaux intervenants ;
- professionnalisation des équipes ;
- gestion des sous-traitants.
Vous pouvez ainsi démontrer que votre organisme dispose des moyens nécessaires pour réaliser ses prestations dans de bonnes conditions.
Le pilotage et l’amélioration continue
Qualiopi ne s’arrête pas à la réalisation des formations.
Je vous accompagne aussi pour structurer :
- vos différentes veilles ;
- l’accessibilité des formations ;
- le traitement des réclamations ;
- l’analyse des difficultés et des aléas ;
- le suivi des résultats ;
- vos actions d’amélioration continue.
Ces éléments vous permettent de faire évoluer votre organisation à partir des retours, des incidents et des résultats constatés.
Pourquoi choisir mon accompagnement Qualiopi ?
1
Une double expertise
Je connais les exigences du référentiel, mais également la réalité quotidienne d’un organisme de formation : inscriptions, conventions, financements, dossiers stagiaires, facturation, sous-traitance et suivi des prestations.
Cette double compétence me permet de repérer les incohérences qui peuvent exister entre vos documents qualité et votre fonctionnement administratif.
2
Une vision globale
Ma formation en audit, comptabilité et contrôle me permet d’aller au-delà de la conformité documentaire.
J’intègre également votre organisation interne, vos outils de suivi, la répartition des responsabilités et la rentabilité de vos prestations.
3
Des solutions personnalisées
Je ne vous remets pas un dossier standard à compléter seule.
Je pars de vos activités, de vos outils, de la taille de votre structure et de votre niveau d’avancement pour construire un système qualité proportionné et réellement utilisable.
4
Une organisation pensée pour durer
L’objectif n’est pas seulement de préparer votre prochain audit.
Il s’agit aussi de vous aider à maintenir votre conformité, à gagner en efficacité et à mieux piloter votre activité dans le temps.
Ce que cet accompagnement vous apporte concrètement
À l’issue de l’accompagnement, vous devez pouvoir :
- mieux comprendre les exigences qui vous concernent ;
- disposer de documents cohérents et actualisés ;
- retrouver rapidement les preuves à présenter ;
- aborder votre audit avec davantage de méthode et de sérénité.
Qualiopi : ce qu’il faut retenir
La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.
Elle est nécessaire pour accéder aux financements publics ou mutualisés. Elle ne garantit toutefois pas automatiquement le financement de chaque formation ou de chaque bénéficiaire.
Qualiopi ne consiste donc pas uniquement à réunir des documents : votre organisme doit pouvoir démontrer que ses pratiques sont appliquées, suivies et améliorées dans le temps.
FAQ sur l’accompagnement
Non. Vous pouvez préparer seule votre certification.
Un accompagnement peut cependant vous faire gagner du temps, vous aider à mieux comprendre les exigences et vous permettre d’identifier les écarts avant l’audit.
Oui. L’accompagnement peut concerner :
- l’audit initial ;
- l’audit de surveillance ;
- l’audit de renouvellement ;
- le traitement des non-conformités.
Le contenu de la prestation est adapté à votre situation et à votre niveau d’avancement.
Oui, des trames peuvent être créées ou adaptées lorsque cela est utile.
Elles doivent toutefois correspondre à vos pratiques réelles. Un modèle générique qui n’est pas appliqué ou qui ne reflète pas votre fonctionnement ne suffit pas à démontrer votre conformité.
Oui.
Le diagnostic permet d’identifier les documents encore adaptés, ceux qui doivent être actualisés et les pratiques qui nécessitent une meilleure formalisation.
Il n’est donc pas nécessaire de repartir systématiquement de zéro.
La durée dépend de votre niveau d’avancement, de la taille de votre structure, des catégories d’actions concernées et de la date de votre audit.
Le diagnostic initial permet de définir un calendrier réaliste et adapté à vos priorités.
Faisons le point sur votre situation
Vous préparez un audit Qualiopi, vous avez reçu une non-conformité ou vous souhaitez remettre à plat votre organisation qualité ?
Un premier échange nous permettra d’identifier vos priorités et de définir un accompagnement adapté à votre activité, à vos contraintes et à votre échéance.